Bestyrelsesreferater
Referat af bestyrelsesmøde den 18. november 2009, kl. 17 - 19
Til stede: Annemarie Madsen (AM), Bodil Lehrmann (BL), Lisbeth Meinecke (LM) Jørn Nielsen (JN), Kirsten Færgemand (KF) Bente Maigaard (BM) Ole Søren Andersen (OSA), Bjarne Ejby (BE), Kirstine Spir (KS), Ole Bræstrup (OB), Finn Schumacker (FS).
Fraværende: Per Stærk (PS), Pelle Koppel (PK), Helle Fuglsang (HF), Ellen Miriam Pedersen (EMP)
Referent: Leif Norlyk
Forslag til dagsorden for bestyrelsesmøde 18. november 2009, kl. 17-19
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra 6/10-09 og 3/11-09
3. Intern og ekstern kommunikation i bestyrelsen: Debat der gerne skal munde i gode retningsregler (ref. maildebat om brugerdemokrati-høring)
4. Ændringer i organisationsstruktur, brugerdemokrati og samarbejdsaftale med KFF: Orientering om status og videre forløb (bilag = det udsendte høringssvar).
5.Budget 2010*:
Orientering om status og bestyrelsens principielle prioriteringen til budget 2010 (bilag=opdateret ønskeliste).
6. Lukkedage i 2009-10: Høring af bestyrelsen (bilag = forslag fra Bjarne med personale).
7.Meddelelser og orientering
•Samarbejdsaftale med Teater V, endelig formulering (bilag).
8. Punkter til dagsorden for kommende møder (bilag = opdateret liste).
9. Arbejdsgruppe ang. lejevilkår (inkl. pris- og bookingpolitik): Hvem vil være med ud over de der meldte sig 6/10-09?
10. Evt.
* Ad. pkt. 5: Det var meningen, at vi til dette møde skulle have haft en egentlig budgethøring, hvor vi kunne have forholdt os til et budgetudkast. Teamet kan imidlertid ikke have et budgetudkast før i december, idet der i KFF skal ske omflytninger mellem søjler, stabe og institutioner. Desuden er størrelsen af de besparelser, der først blev meldt ud, trukket tilbage, og man afventer ny information om besparelsernes størrelse.
Teamchef, Ole Bræstrup deltager (på opfordring) i dette møde, især som ressourceperson i.f.t. pkt. 4 og 5.
Bilag
Ad. pkt. 2:Referat fra bestyrelsesmøde 6/10 og 3/11.
Ad. pkt. 4:Høringssvar ang. brugerdemokrati, udsendt pr. 15/11.
Ad. pkt. 5 Opdateret ønskeliste.
Ad. Pkt. 6:Forslag til lukkedage for 2009-10.
Ad. pkt. 7:Samarbejdsaftalen med Teater V, endelig formulering
(uddelt ved mødet)
Vedtægter for Flygelkomiteen (uddelt ved mødet)
Ad. pkt. 8:Opdateret liste med dagsordenpunkter til kommende møder.
1) Godkendelse af dagsorden
Punkterne 3, 4 og 5 flyttes ned efter punkt 9, så FS, der ankommer senere, kan være med til behandlingen. OB deltager i mødet fra kl. 17.30.
2) Godkendelse af referat fra 6. oktober og 3. november 09
Referaterne blev godkendt.
6) Lukkedage i 2009-10
Et forslag fra personale og ledelse var udsendt til bestyrelsens høring. Lukkedage vil herefter som udgangspunkt følge skolens feriedage, men der er fortsat mulighed i disse perioder for egenproduktioner og udlejning til særlige gæsteproduktioner. På lukkedagene har personalet mulighed for ”stilledage” til reparationer, forberedelse af egenproduktioner m.m. eller afvikling af ferie og afspadsering. Hvilke lukkedage det aktuelt kommer til at betyde, bliver lagt ud på hjemmesiden. Bestyrelsen var tilfreds med forslaget og den indbyggede fleksibilitet.
7) Meddelelser
Samarbejdsaftalen med Teater V
Den endelige og nu underskrevne samarbejdsaftale blev uddelt
Indkøb
De mobile sminkeborde, der blev lovet færdige senest 1. oktober, ventes at være klar til levering inden for en uge. To udendørs plakatskabe er ophængt. Der var ønsker om to mere. Akustiske målinger af den tværgående lydgennemgang ventes foretaget medio i december. Der er et første møde med akustikeren den 27. november. Muligheden for elektronisk banner er undersøgt: Det bliver for dyrt. Designer kontaktes om forslag til design af stofbanner. Der rykkes igen for skriftligt tilbud på lys i foyer. Nye ønsker fra Valby Skole føjes til listen.
Flygelinitiativet
BE har fået tilsendt vedtægterne for Flygelkomiteen, og vedtægterne blev uddelt. BE mener, at der er uklarhed bl.a. mht. Prøvehallens brugsret. Derfor anbefaler han at udskyde stillingtagen til bevilling af 10.000 kr. indtil spørgsmålet afklares – enten gennem ændrede vedtægter eller en samarbejdsaftale vedrørende flyglet. Det vil være muligt at overføre de 10.000 kr. til næste regnskabsår. Det er ikke muligt af det ordinære budget at overføre midler til Flygelkomiteen, men det er op til bestyrelsen at beslutte, om man ønsker at bruge brugerbestyrelsesmidler til det. Punktet tages op på bestyrelsesmødet den 15. december.
Lokale forhold: Kvarterløft
AM fortalte om introduktionsmødet, der blev afholdt i Prøvehallen den 4. november. Der blev endvidere fortalt om de kommende temamøder og valget til styregruppen den 25. november.
3) Intern og ekstern kommunikation i bestyrelsen
AM foreslog nogle retningslinier. Der var enighed om, at ekstern kommunikation om bestyrelsesanliggender går gennem formanden. Den interne debat skal være fri, og mødereferater, der gerne skal ud på hjemmesiden, bør ikke gå for dybt i enkeltpersoners udtalelser, men i højere grad være beslutningsreferater.
4) Ændringer i organisationsstruktur, brugerdemokrati og samarbejdsaftale med KFF
OB fortalte om strukturændringerne fra 1. januar 2010: De tre søjler (Kunst og Kultur, Fritid og Idræt og bibliotekerne) sammenlægges. Inden for de enkelte bydele er det også meningen at sammenlægge kulturinstitutionerne under en fælles ledelse. En sådan model for Valby kunne Prøvehallens bestyrelse være interesseret i – jf. vores høringssvar af 12/11-09. Strukturændringerne betyder, at institutionerne får direkte adgang til direktionen. Det skulle betyde en styrkelse af brugerdemokratiet.
Der har været utilfredshed med den manglende information om høringsprocessen m.h.t. brugerdemokrati. Der skulle bl.a. have været indkaldt til et lokalt debatmøde, men den ansvarlige har undladt at gøre det. Processen fortsætter efter 1. januar.
I vores eget team sker følgende: Nørrebrohallen og Korsgadehallen sammenlægges med andre institutioner på Nørrebro. Det resterende Team Nørrebro/Østerbro og Team Brønshøj nedlægges – og genopstår som nyt team med kontor i Grøndal Centret – med Erik Hansen som teamchef og OB som udviklingschef og stedfortræder for teamchefen.
AM spurgte til behovet for at forny samarbejdsaftalen pr. 1. januar. OB svarede, at den nuværende aftale kører videre indtil strukturændringerne er på plads. Hvis der er brug for ændringer i bestyrelsens sammensætning, kan det ske via ændringer i Prøvehallens egne vedtægter, som besluttes på årsmødet. OB rådede til at vente med vedtægtsændringer og lade det indgå i den videre debat om brugerdemokrati.
5) Budget 2010
Der er besparelser på vej. Det vil kunne mærkes i budget 2010, og de følgende år vil der komme endnu større besparelser. Alle sten vendes, og der vil tidligst komme et budgetoplæg medio december.
8) Punkter til dagsorden for kommende møder
Ønsker kan sendes på mail
9) Arbejdsgruppe ang. lejevilkår
Punktet behandles på senere møde.
10) Eventuelt
Ingen emner til behandling
Til stede: Annemarie Madsen (AM), Bodil Lehrmann (BL), Lisbeth Meinecke (LM) Jørn Nielsen (JN), Kirsten Færgemand (KF) Bente Maigaard (BM) Ole Søren Andersen (OSA), Bjarne Ejby (BE), Kirstine Spir (KS), Ole Bræstrup (OB), Finn Schumacker (FS).
Fraværende: Per Stærk (PS), Pelle Koppel (PK), Helle Fuglsang (HF), Ellen Miriam Pedersen (EMP)
Referent: Leif Norlyk
Forslag til dagsorden for bestyrelsesmøde 18. november 2009, kl. 17-19
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra 6/10-09 og 3/11-09
3. Intern og ekstern kommunikation i bestyrelsen: Debat der gerne skal munde i gode retningsregler (ref. maildebat om brugerdemokrati-høring)
4. Ændringer i organisationsstruktur, brugerdemokrati og samarbejdsaftale med KFF: Orientering om status og videre forløb (bilag = det udsendte høringssvar).
5.Budget 2010*:
Orientering om status og bestyrelsens principielle prioriteringen til budget 2010 (bilag=opdateret ønskeliste).
6. Lukkedage i 2009-10: Høring af bestyrelsen (bilag = forslag fra Bjarne med personale).
7.Meddelelser og orientering
•Samarbejdsaftale med Teater V, endelig formulering (bilag).
8. Punkter til dagsorden for kommende møder (bilag = opdateret liste).
9. Arbejdsgruppe ang. lejevilkår (inkl. pris- og bookingpolitik): Hvem vil være med ud over de der meldte sig 6/10-09?
10. Evt.
* Ad. pkt. 5: Det var meningen, at vi til dette møde skulle have haft en egentlig budgethøring, hvor vi kunne have forholdt os til et budgetudkast. Teamet kan imidlertid ikke have et budgetudkast før i december, idet der i KFF skal ske omflytninger mellem søjler, stabe og institutioner. Desuden er størrelsen af de besparelser, der først blev meldt ud, trukket tilbage, og man afventer ny information om besparelsernes størrelse.
Teamchef, Ole Bræstrup deltager (på opfordring) i dette møde, især som ressourceperson i.f.t. pkt. 4 og 5.
Bilag
Ad. pkt. 2:Referat fra bestyrelsesmøde 6/10 og 3/11.
Ad. pkt. 4:Høringssvar ang. brugerdemokrati, udsendt pr. 15/11.
Ad. pkt. 5 Opdateret ønskeliste.
Ad. Pkt. 6:Forslag til lukkedage for 2009-10.
Ad. pkt. 7:Samarbejdsaftalen med Teater V, endelig formulering
(uddelt ved mødet)
Vedtægter for Flygelkomiteen (uddelt ved mødet)
Ad. pkt. 8:Opdateret liste med dagsordenpunkter til kommende møder.
1) Godkendelse af dagsorden
Punkterne 3, 4 og 5 flyttes ned efter punkt 9, så FS, der ankommer senere, kan være med til behandlingen. OB deltager i mødet fra kl. 17.30.
2) Godkendelse af referat fra 6. oktober og 3. november 09
Referaterne blev godkendt.
6) Lukkedage i 2009-10
Et forslag fra personale og ledelse var udsendt til bestyrelsens høring. Lukkedage vil herefter som udgangspunkt følge skolens feriedage, men der er fortsat mulighed i disse perioder for egenproduktioner og udlejning til særlige gæsteproduktioner. På lukkedagene har personalet mulighed for ”stilledage” til reparationer, forberedelse af egenproduktioner m.m. eller afvikling af ferie og afspadsering. Hvilke lukkedage det aktuelt kommer til at betyde, bliver lagt ud på hjemmesiden. Bestyrelsen var tilfreds med forslaget og den indbyggede fleksibilitet.
7) Meddelelser
Samarbejdsaftalen med Teater V
Den endelige og nu underskrevne samarbejdsaftale blev uddelt
Indkøb
De mobile sminkeborde, der blev lovet færdige senest 1. oktober, ventes at være klar til levering inden for en uge. To udendørs plakatskabe er ophængt. Der var ønsker om to mere. Akustiske målinger af den tværgående lydgennemgang ventes foretaget medio i december. Der er et første møde med akustikeren den 27. november. Muligheden for elektronisk banner er undersøgt: Det bliver for dyrt. Designer kontaktes om forslag til design af stofbanner. Der rykkes igen for skriftligt tilbud på lys i foyer. Nye ønsker fra Valby Skole føjes til listen.
Flygelinitiativet
BE har fået tilsendt vedtægterne for Flygelkomiteen, og vedtægterne blev uddelt. BE mener, at der er uklarhed bl.a. mht. Prøvehallens brugsret. Derfor anbefaler han at udskyde stillingtagen til bevilling af 10.000 kr. indtil spørgsmålet afklares – enten gennem ændrede vedtægter eller en samarbejdsaftale vedrørende flyglet. Det vil være muligt at overføre de 10.000 kr. til næste regnskabsår. Det er ikke muligt af det ordinære budget at overføre midler til Flygelkomiteen, men det er op til bestyrelsen at beslutte, om man ønsker at bruge brugerbestyrelsesmidler til det. Punktet tages op på bestyrelsesmødet den 15. december.
Lokale forhold: Kvarterløft
AM fortalte om introduktionsmødet, der blev afholdt i Prøvehallen den 4. november. Der blev endvidere fortalt om de kommende temamøder og valget til styregruppen den 25. november.
3) Intern og ekstern kommunikation i bestyrelsen
AM foreslog nogle retningslinier. Der var enighed om, at ekstern kommunikation om bestyrelsesanliggender går gennem formanden. Den interne debat skal være fri, og mødereferater, der gerne skal ud på hjemmesiden, bør ikke gå for dybt i enkeltpersoners udtalelser, men i højere grad være beslutningsreferater.
4) Ændringer i organisationsstruktur, brugerdemokrati og samarbejdsaftale med KFF
OB fortalte om strukturændringerne fra 1. januar 2010: De tre søjler (Kunst og Kultur, Fritid og Idræt og bibliotekerne) sammenlægges. Inden for de enkelte bydele er det også meningen at sammenlægge kulturinstitutionerne under en fælles ledelse. En sådan model for Valby kunne Prøvehallens bestyrelse være interesseret i – jf. vores høringssvar af 12/11-09. Strukturændringerne betyder, at institutionerne får direkte adgang til direktionen. Det skulle betyde en styrkelse af brugerdemokratiet.
Der har været utilfredshed med den manglende information om høringsprocessen m.h.t. brugerdemokrati. Der skulle bl.a. have været indkaldt til et lokalt debatmøde, men den ansvarlige har undladt at gøre det. Processen fortsætter efter 1. januar.
I vores eget team sker følgende: Nørrebrohallen og Korsgadehallen sammenlægges med andre institutioner på Nørrebro. Det resterende Team Nørrebro/Østerbro og Team Brønshøj nedlægges – og genopstår som nyt team med kontor i Grøndal Centret – med Erik Hansen som teamchef og OB som udviklingschef og stedfortræder for teamchefen.
AM spurgte til behovet for at forny samarbejdsaftalen pr. 1. januar. OB svarede, at den nuværende aftale kører videre indtil strukturændringerne er på plads. Hvis der er brug for ændringer i bestyrelsens sammensætning, kan det ske via ændringer i Prøvehallens egne vedtægter, som besluttes på årsmødet. OB rådede til at vente med vedtægtsændringer og lade det indgå i den videre debat om brugerdemokrati.
5) Budget 2010
Der er besparelser på vej. Det vil kunne mærkes i budget 2010, og de følgende år vil der komme endnu større besparelser. Alle sten vendes, og der vil tidligst komme et budgetoplæg medio december.
8) Punkter til dagsorden for kommende møder
Ønsker kan sendes på mail
9) Arbejdsgruppe ang. lejevilkår
Punktet behandles på senere møde.
10) Eventuelt
Ingen emner til behandling