Bestyrelsesreferater
Referat af bestyrelsesmøde den 15. december, kl. 18 – 20
Til stede: Annemarie Madsen (AM), Finn Schumacker (FS), Ole Søren Andersen (OSA), Bodil Lehrmann (BL), Kirsten Færgemand (KF), Ellen Miriam Pedersen (EMP), Bjarne Ejby (BE), Martin Qwist (MQ)
Fraværende: Per Stærk (PS), Helle Fuglsang (HF), Jørn Nielsen (JN), Pelle Koppel (PK), Bente Maigaard (BM), Lisbeth Meinecke (LM)
Referent: Leif Norlyk
Forslag til dagsorden
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra 18/11 -09 (bilag)
3.Brug af bestyrelsesmidler 2009: Beslutninger
•Flygelkomiteen og forslag til alternativ brug af midlerne (3 bilag)
•Forslag til design for Prøvehalsbanner (bilag)
4.Budget 2010:
•Høring evt. orientering afh. af status (bilag)
•Nyt til ønskelisten
5.Teater V tider for 2011-12: Bestyrelsens indstilling til ledelsen (se bem. nedenfor)
6.Lejevilkår for brugere (booking- og prispolitik): Et oplæg fra ledelse/personale (bilag)
7.Mødekalender for forår 2010: Forslag til beslutning (bilag)
8.Meddelelser og orientering
•Ny personalerepræsentant
•Møde med KFU 3/12-09
•Nyt om bestilte ydelser (se ønskelisten)
9.Punkter til dagsorden for kommende møder (bilag).
10.Evt.
Bem. til pkt. 5: TeaterV, sæson 2011/12
Samarbejdsaftalens udgangspunkt, er 15. aug.-15. nov. + jan., feb., marts. AM foreslår, at tiden for efterårssæsonen bliver 1. aug. – 31. okt., så der bliver flere muligheder for andre grupper. Det understreges, at vi taler om en indstilling fra bestyrelsen, idet den endelige afgørelse er hos ledelsen.
Bilag til:
pkt. 2:- Referat fra bestyrelsesmøde 18/11.
pkt. 3:- Kort redegørelse for sagsforløb fra AM
- Vedtægter for Flygelkomite
- Opdateret ønskeliste.
- Udkast til design for PH-banner
pkt. 4:- Budgetudkast for 2010
pkt. 6:- Forslag fra Ledelse/personale til booking- og pris-politik
pkt. 7:- Forslag til mødekalender inkl. årsmøde for forår 2010
pkt. 9:- Opdateret liste med dagsordenpunkter til kommende møder.
Velkomst
AM bød velkommen til Martin Qwist der er ansat som vikar under Kirstine Spirs barselsorlov, og
som har overtaget hendes plads som personalerepræsentant i bestyrelsen.
1) Godkendelse af dagsorden
Forslaget til dagsorden blev godkendt.
2) Godkendelse af referat fra 18. november
Referatet blev godkendt.
3) Brug af bestyrelsesmidler 2009
Flygelkomiteen og forslag til alternativ brug af midlerne
Bestyrelsen har tidligere vedtaget at anvende 10.000 kr. af bestyrelsesmidlerne til bidrag
til Flygelkomiteen, hvis dette var juridisk muligt. BE har spurgt i forvaltningen, som påpegede, at
bestyrelsesmidlerne er givet til indvendig renovering (vedligehold, forbedring, udskiftning af
inventar) Et flygel ville være en nyanskaffelse og kan derfor ikke finansieres med disse midler.
Forskellen på de forskellige begreber blev klarlagt. AM foreslog, at de 10.000 kr. i stedet anvendtes
til en plint til idrætssalen, hvilket var et ønske fra Valby Skole. Forslaget blev tiltrådt. AM anførte,
at et flygel kunne sættes på ønskelisten, hvis bestyrelsen fandt det ønskværdigt (se pkt. 4).
BE meddelte, at det nu var afklaret, at et tidligere annonceret totalt indkøbsstop ikke vedrørte
bestyrelsesmidlerne, hvorfor alle beslutningerne om midlernes anvendelse nu kunne sættet i værk.
Forslag til design for prøvehalsbanner
Tre foreløbige skitser af designer Flemming H blev præsenteret, og ud fra disse diskuterede
bestyrelsen, hvad banneret skulle signalere. Ud fra disse input arbejdes der videre med designet.
Banneret vil kunne betales i 2009 og færdiggøres i 2010.
4) Budget 2010
Høring evt orientering afhængig af status
En udmelding fra forvaltningen ventes inden jul. Der forudses væsentlige besparelser. Endvidere
meddeltes det, at bogholder Anders Bording er langtidssygemeldt, og at opgaverne vil blive
varetaget at en vikar.
Nyt til ønskelisten
Der var tilslutning til at sætte et flygel på ønskelisten. Listen blev gennemgået, og bestyrelsen blev
opfordret til at sende eventuelle nye ønsker på mail.
5) Teater V tider i sæson 2011-12
Teater Vs ønsker for sæson 2011-12 er 15. august til 15. november samt 1. januar til 31. marts.
AM havde foreslået perioden 1. august til 31. oktober - med den begrundelse, at det ville give
Prøvehallen reelt anvendelig tid i teatersalen i efterårssæsonerne. Bestyrelsen tilsluttede sig AMs
forlag til indstilling, og AM gjorde opmærksom på, at det netop var en indstilling – det var lederens
opgave at træffe den endelige afgørelse. BE meddelte, at den kunne ventes inden længe.
6) Lejevilkår for brugere
Det udsendte debatoplæg om prispolitik fra MQ og BE blev drøftet kort, og der blev talt om det
videre forløb. En arbejdsgruppe om lejevilkår er blevet nedsat, men har ikke været indkaldt. AM
foreslog en anden procedure for de videre drøftelser: Ledelse og personale giver et bud på de
overordnede principielle spørgsmål til drøftelse i bestyrelsen på mødet i januar. Denne diskussion
vil derefter danne udgangspunkt for konkrete forslag udarbejdet af ledelse og personale, hvorefter
bestyrelsen høres om forslagene. Bestyrelsen tilsluttede sig denne procedure.
7) Mødekalender for forår 2010
En forslag til mødekalender blev forelagt og godkendt efter et par ændringer. Den rettede kalender
udsendes på mail.
8) Meddelelser og orientering
Ny personalerepræsentant
Martin Qwist blev præsenteret ved mødets start. Revideret liste over bestyrelsens medlemmer
udsendes på mail.
Møde med KFU den 3. december 2009
AM orienterede: Mødet var med det afgående udvalg inkl. kulturborgmesteren. Der blev bl.a.
informeret om høringen vedrørende brugerinddragelse i kulturinstitutionerne, hvor der var
indkommet 20 høringssvar. Det blev besluttet, at forvaltningen udsender disse høringssvar samt en
køreplan for det videre forløb.
Nyt om bestilte ydelser
LN orienterede: Lydmålinger er foretaget i teatersal og de tilstødende lokaler. Rapporten med
anbefalinger om lydisolation ventes i januar. LN har overtaget sagen om de ikke leverede
sminkeskabe, der nu søges løst. Undersøgelser af muligheder for bedre lys i foyer har været henlagt
efter melding om totalt indkøbsstop – de genoptages nu i håb om, at indkøb kan foretages, inden
2009-budgettet lukkes.
Valg til Valby Lokaludvalg
AM spurgte, om nogen af de tilstedeværende kunne ønske at repræsentere Prøvehallens bestyrelse i
forbindelse med valget til Lokaludvalget den 1. februar. Der er to muligheder: Man kan deltage som
kandidat til lokaludvalget eller bare som vælger. AM vil gerne selv deltage som vælger. Beslutning
om Prøvehallens repræsentant kan træffes på bestyrelsesmødet den 18. januar, dagen før
tilmeldingsfristens udløb.
9) Punkter til dagsorden for kommende møder
Ønsker om punkter kan mailes til AM
10) Eventuelt
Den delvis oversvømmede parkeringsplads bag Prøvehallen bliver ikke renoveret. Bestyrelsen gav
udtryk for stærk utilfredshed. BE holder møde med Københavns Ejendomme.
FS spurgte, om Prøvehallen selv satte projekter i gang. LN og MQ orienterede kort om afholdte og
kommende arrangementer.
Man ønskede hinanden god jul og henlagde afrundingen af aftenen og første halvdel af sæsonen til Café GG.
Til stede: Annemarie Madsen (AM), Finn Schumacker (FS), Ole Søren Andersen (OSA), Bodil Lehrmann (BL), Kirsten Færgemand (KF), Ellen Miriam Pedersen (EMP), Bjarne Ejby (BE), Martin Qwist (MQ)
Fraværende: Per Stærk (PS), Helle Fuglsang (HF), Jørn Nielsen (JN), Pelle Koppel (PK), Bente Maigaard (BM), Lisbeth Meinecke (LM)
Referent: Leif Norlyk
Forslag til dagsorden
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra 18/11 -09 (bilag)
3.Brug af bestyrelsesmidler 2009: Beslutninger
•Flygelkomiteen og forslag til alternativ brug af midlerne (3 bilag)
•Forslag til design for Prøvehalsbanner (bilag)
4.Budget 2010:
•Høring evt. orientering afh. af status (bilag)
•Nyt til ønskelisten
5.Teater V tider for 2011-12: Bestyrelsens indstilling til ledelsen (se bem. nedenfor)
6.Lejevilkår for brugere (booking- og prispolitik): Et oplæg fra ledelse/personale (bilag)
7.Mødekalender for forår 2010: Forslag til beslutning (bilag)
8.Meddelelser og orientering
•Ny personalerepræsentant
•Møde med KFU 3/12-09
•Nyt om bestilte ydelser (se ønskelisten)
9.Punkter til dagsorden for kommende møder (bilag).
10.Evt.
Bem. til pkt. 5: TeaterV, sæson 2011/12
Samarbejdsaftalens udgangspunkt, er 15. aug.-15. nov. + jan., feb., marts. AM foreslår, at tiden for efterårssæsonen bliver 1. aug. – 31. okt., så der bliver flere muligheder for andre grupper. Det understreges, at vi taler om en indstilling fra bestyrelsen, idet den endelige afgørelse er hos ledelsen.
Bilag til:
pkt. 2:- Referat fra bestyrelsesmøde 18/11.
pkt. 3:- Kort redegørelse for sagsforløb fra AM
- Vedtægter for Flygelkomite
- Opdateret ønskeliste.
- Udkast til design for PH-banner
pkt. 4:- Budgetudkast for 2010
pkt. 6:- Forslag fra Ledelse/personale til booking- og pris-politik
pkt. 7:- Forslag til mødekalender inkl. årsmøde for forår 2010
pkt. 9:- Opdateret liste med dagsordenpunkter til kommende møder.
Velkomst
AM bød velkommen til Martin Qwist der er ansat som vikar under Kirstine Spirs barselsorlov, og
som har overtaget hendes plads som personalerepræsentant i bestyrelsen.
1) Godkendelse af dagsorden
Forslaget til dagsorden blev godkendt.
2) Godkendelse af referat fra 18. november
Referatet blev godkendt.
3) Brug af bestyrelsesmidler 2009
Flygelkomiteen og forslag til alternativ brug af midlerne
Bestyrelsen har tidligere vedtaget at anvende 10.000 kr. af bestyrelsesmidlerne til bidrag
til Flygelkomiteen, hvis dette var juridisk muligt. BE har spurgt i forvaltningen, som påpegede, at
bestyrelsesmidlerne er givet til indvendig renovering (vedligehold, forbedring, udskiftning af
inventar) Et flygel ville være en nyanskaffelse og kan derfor ikke finansieres med disse midler.
Forskellen på de forskellige begreber blev klarlagt. AM foreslog, at de 10.000 kr. i stedet anvendtes
til en plint til idrætssalen, hvilket var et ønske fra Valby Skole. Forslaget blev tiltrådt. AM anførte,
at et flygel kunne sættes på ønskelisten, hvis bestyrelsen fandt det ønskværdigt (se pkt. 4).
BE meddelte, at det nu var afklaret, at et tidligere annonceret totalt indkøbsstop ikke vedrørte
bestyrelsesmidlerne, hvorfor alle beslutningerne om midlernes anvendelse nu kunne sættet i værk.
Forslag til design for prøvehalsbanner
Tre foreløbige skitser af designer Flemming H blev præsenteret, og ud fra disse diskuterede
bestyrelsen, hvad banneret skulle signalere. Ud fra disse input arbejdes der videre med designet.
Banneret vil kunne betales i 2009 og færdiggøres i 2010.
4) Budget 2010
Høring evt orientering afhængig af status
En udmelding fra forvaltningen ventes inden jul. Der forudses væsentlige besparelser. Endvidere
meddeltes det, at bogholder Anders Bording er langtidssygemeldt, og at opgaverne vil blive
varetaget at en vikar.
Nyt til ønskelisten
Der var tilslutning til at sætte et flygel på ønskelisten. Listen blev gennemgået, og bestyrelsen blev
opfordret til at sende eventuelle nye ønsker på mail.
5) Teater V tider i sæson 2011-12
Teater Vs ønsker for sæson 2011-12 er 15. august til 15. november samt 1. januar til 31. marts.
AM havde foreslået perioden 1. august til 31. oktober - med den begrundelse, at det ville give
Prøvehallen reelt anvendelig tid i teatersalen i efterårssæsonerne. Bestyrelsen tilsluttede sig AMs
forlag til indstilling, og AM gjorde opmærksom på, at det netop var en indstilling – det var lederens
opgave at træffe den endelige afgørelse. BE meddelte, at den kunne ventes inden længe.
6) Lejevilkår for brugere
Det udsendte debatoplæg om prispolitik fra MQ og BE blev drøftet kort, og der blev talt om det
videre forløb. En arbejdsgruppe om lejevilkår er blevet nedsat, men har ikke været indkaldt. AM
foreslog en anden procedure for de videre drøftelser: Ledelse og personale giver et bud på de
overordnede principielle spørgsmål til drøftelse i bestyrelsen på mødet i januar. Denne diskussion
vil derefter danne udgangspunkt for konkrete forslag udarbejdet af ledelse og personale, hvorefter
bestyrelsen høres om forslagene. Bestyrelsen tilsluttede sig denne procedure.
7) Mødekalender for forår 2010
En forslag til mødekalender blev forelagt og godkendt efter et par ændringer. Den rettede kalender
udsendes på mail.
8) Meddelelser og orientering
Ny personalerepræsentant
Martin Qwist blev præsenteret ved mødets start. Revideret liste over bestyrelsens medlemmer
udsendes på mail.
Møde med KFU den 3. december 2009
AM orienterede: Mødet var med det afgående udvalg inkl. kulturborgmesteren. Der blev bl.a.
informeret om høringen vedrørende brugerinddragelse i kulturinstitutionerne, hvor der var
indkommet 20 høringssvar. Det blev besluttet, at forvaltningen udsender disse høringssvar samt en
køreplan for det videre forløb.
Nyt om bestilte ydelser
LN orienterede: Lydmålinger er foretaget i teatersal og de tilstødende lokaler. Rapporten med
anbefalinger om lydisolation ventes i januar. LN har overtaget sagen om de ikke leverede
sminkeskabe, der nu søges løst. Undersøgelser af muligheder for bedre lys i foyer har været henlagt
efter melding om totalt indkøbsstop – de genoptages nu i håb om, at indkøb kan foretages, inden
2009-budgettet lukkes.
Valg til Valby Lokaludvalg
AM spurgte, om nogen af de tilstedeværende kunne ønske at repræsentere Prøvehallens bestyrelse i
forbindelse med valget til Lokaludvalget den 1. februar. Der er to muligheder: Man kan deltage som
kandidat til lokaludvalget eller bare som vælger. AM vil gerne selv deltage som vælger. Beslutning
om Prøvehallens repræsentant kan træffes på bestyrelsesmødet den 18. januar, dagen før
tilmeldingsfristens udløb.
9) Punkter til dagsorden for kommende møder
Ønsker om punkter kan mailes til AM
10) Eventuelt
Den delvis oversvømmede parkeringsplads bag Prøvehallen bliver ikke renoveret. Bestyrelsen gav
udtryk for stærk utilfredshed. BE holder møde med Københavns Ejendomme.
FS spurgte, om Prøvehallen selv satte projekter i gang. LN og MQ orienterede kort om afholdte og
kommende arrangementer.
Man ønskede hinanden god jul og henlagde afrundingen af aftenen og første halvdel af sæsonen til Café GG.