Bestyrelsesreferater
Referat af bestyrelsesmøde den 18. januar, kl. 17 – 19
Til stede: Annemarie Madsen (AM), Kirsten Færgemand (KF), Jørn Nielsen (JN), Lisbeth Meinecke (LM), Bjarne Ejby (BE), Martin Qwist (MQ)
Fraværende: Per Stærk (PS), Helle Fuglsang (HF), Pelle Koppel (PK), Bente Maigaard (BM), Finn Schumacker (FS), Ole Søren Andersen (OSA), Bodil Lehrmann (BL), Ellen Miriam Pedersen (EMP),
Referent: Leif Norlyk
Forslag til dagsorden
1.Godkendelse af dagsorden
2.Godkendelse af referat fra 15/12 -09 (bilag)
3.Lokaludvalgets repræsentantskabsmøde 1. feb. 2010 (se bem. nedenfor)
4.Budget 2010:
•Orientering/Høring?
•Opdateret ønskeliste (bilag)
5.Udviklinger m.h.t. fysiske rammer og faciliteter.
•Design for Prøvehalsbanner.
•Forbedret belysning i foyer.
•Indkøb af plint til idrætssalen.
•Efter akustiske målinger: Anbefalinger for lydisolation.
•Nyt om sminkeborde.
•Vand på P-pladsen.
6.Lejevilkår for brugere (booking- og prispolitik): Debat af overordnede principper (bilag)
7.Meddelelser og orientering
8.Punkter til dagsorden for kommende møder (bilag).
9.Evt.
Bilag til:
pkt. 2:- Referat fra bestyrelsesmøde 15/12-09.
pkt. 4:- Budgetudkast for 2010??
- Opdateret ønskeliste
pkt. 6:- Overordnede spørgsmål ang. booking- og pris-politik
pkt. 8:- Opdateret liste med dagsordenpunkter til kommende møder.
Bemærkning til pkt. 3:
Den 1. februar er der repræsentantskabsmøde i Valby Lokaludvalg, hvor der er valg til det nye lokaludvalg. Prøvehallens brugerbestyrelse er inviteret til at deltage i mødet med én repræsentant. Brugerbestyrelsen kan, ligesom div. foreninger, opstille en kandidat. Mere præcis information findes på lokaludvalgets hjemmeside.
Under pkt. 3 skal vi derfor behandle 2 spørgsmål, og jeg foreslår, at vi gør det på følgende måde:
•Er der nogen i bestyrelsen, der ønsker at stille op i en af valggrupperne (kultur) som repræsentant for Prøvehallens brugerbestyrelse? Hvis en eller flere ønsker at opstille, må det ved hemmelig stemmeafgivelse afgøres, om der er opbakning bag kandidaten/kandidaterne.
•Hvem skal repræsentere os til repræsentantskabsmødet? Hvis flere bestyrelsesmedlemmer melder sig, må vi afgøre det ved afstemning.
AM indledte mødet med at notere, at mødet, pga. at der kun var fire stemmeberettigede fremmødte ud af i alt 9, ikke var beslutningsdygtigt. Man valgte alligevel at gennemføre mødet. De fraværende kunne reagere pr. mail, efter udsendelse af referatet.
1) Godkendelse af dagsorden
Dagsordensforslaget blev godkendt.
2) Godkendelse af referat fra 15. december 09
Kirsten Færgemand var noteret som fraværende og Lisbeth Meinecke som tilstedeværende ved sidste bestyrelsesmøde. Begge dele var forkert. Bortset fra det kunne referatet godkendes.
3) Lokaludvalgets repræsentantskabsmøde
Der skulle tages stilling til to spørgsmål: Ønskede bestyrelsen at Prøvehallens repræsentant skulle kandidere ved valget til lokaludvalget. En afstemning viste, at det ikke ønskedes. Næste
spørgsmål var: Hvem skulle repræsentere Prøvehallen som vælger. AM blev valgt. Det oplystes, at Lau Wulfsberg fra Kraftwerket og Grethe Bohrmann fra Valby Kulturråd ville stille op i kulturgruppen. JN meddelte, at han også ville stille op som repræsentant for en af musikforeningerne. Bestyrelsen bad AM om at stemme efter egen vurdering på grundlag af, hvad der blev fremført under valgmødet.
4) Budget 2010
Orientering/høring
Der er endnu ikke kommet endelig udmelding om rammebudgettet. Det ser ud til, at der vil skulle spares 41.000 kr., og at der tillægges 2 % fremskrivning. Brugerbestyrelsesmidlerne bevares. Besparelserne opvejes af, at serviceaftaler fremover finansieres af Københavns Ejendomme. Team Nørrebro/Østerbro er blevet sammenlagt med Team Brønshøj. Om sammenlægningen får betydning for budgettet, er endnu uafklaret. BE regner med at få mere at vide på et ledermøde den 21. januar. AM bad om et bugetudkast hurtigst muligt, så det kunne videresendes til bestyrelsen i god tid inden næste møde den 3. marts.
Ønskeliste
AM gennemgik ønskelisten og bemærkede, at den indeholder bestyrelsens ønsker til budget 2010. BE understregede, at der skal priser på, og at bestyrelsen bør prioritere ønskerne. Det forventes at kunne ske på næste møde.
5) Udviklinger m.h.t. fysiske rammer og faciliteter
Rapporten fra Delta vedrørende lydisolering er endnu ikke færdig. JN spurgte til status for ønsket om fast eller mobil rumdeling i foyeren. Designet af Prøvehalsbanneret er stadig under udarbejdelse. Lyset i foyeren ventes at kunne etableres til den næste kunstudstilling. Plint til idrætssalen er bestilt og betalt, men endnu ikke leveret. Leverandøren af sminkeborde har fået frist til 12. februar, hvorefter beløbet tilbagebetales. KFFs jurist Dennis Krabbe er indstillet på at gå ind i sagen om nødvendigt. BE har forgæves prøvet at få møder i stand med Københavns Ejendomme om Prøvehallens oversvømmede parkeringsplads – et nyt møde er berammet til 27. januar. MQ meddelte, at de sikkerhedsmæssige procedurer i teatersal bliver strammet op.
6) Lejevilkår for brugere
AM repeterede planen for behandling af emnet. MQ har efter beslutning fra forrige møde beskrevet de centrale spørgsmål i forhold til en booking- og prissætningspolitik: Hvem skal vi sammenligne os med? Hvad skal der tages hensyn til i forbindelse med forhold vedrørende lejeren og anvendelsen? Skal målene i samarbejdsaftalen fornys/suppleres i lyset af afklaringen af de foregående spørgsmål?
I diskussionen kom man ind på udfordringerne ved Prøvehallens karakter af ”kloning” mellem lokalt kulturhus og professionelt spillested, hvor der skulle tages hensyn til de faste samarbejdspartnere (Teater V, skolen, caféen) og til andre interessenter fra kultur- og idrætsliv. Det var en grundpræmis, der ikke kunne laves om på, men som også i mange tilfælde gav en spændende dynamik.
Teatersalen var et stort aktiv, som i høj grad tålte sammenligning med tilsvarende sale i kulturhuse og på spillesteder. Derimod stod vi ringere i sammenligningen, når det gjaldt supplerende faciliteter som f.eks. garderobeforhold.
Der var tilfredshed med Teater Vs stærke tilstedeværelse, og med, at der også er mulighed for at præsentere andre grupper og genrer. I forbindelse med det lokale engagement er man også glade for at huse produktioner fra den lokale amatørscene. Scenekunst dominerer, billedkunst og musik er kommet godt med, men der skal også være plads til fusion af kunstarter og mix mellem kunst og idræt.
Der blev talt for, at det lokale engagement blev nævnt i målsætningerne, at der er dobbelt fokus i forhold til Valby og hele København, og at det også er et mål at skabe sammenhæng mellem kunst, idræt og skole.
Næste trin bliver, at MQ til mødet den 3. marts på grundlag af bestyrelsens input og i samråd med ledelse og personale kommer med oplæg til konkret udmøntning i en booking- og prissætningspolitik.
7) Meddelelser og orientering
Beslutning vedrørende Teater V
BE har meddelt sin beslutning om fordelingen af de seks måneder i Prøvehallen i sæson 2011 – 12 til Teater V: Teatret kan disponere over teatersalen 1. januar – 31. marts – og 1. august – 31. oktober.
Brugerdemokrati
KFUs beslutning af december 09 om rammer for kommende brugerdemokrati samt de indkomne 19 høringssvar er blevet udsendt til bestyrelsen. AM foreslog, at bestyrelsen til næste møde den 3. marts diskuterer, hvilken type brugerdemokrati/bestyrelse vi ønsker i Prøvehallen.
Flygelsagen
AM har modtaget brev fra flygelinitiativets formand, Karsten Madsen med forslag om leasing af flygel. AM diskuterer mulighederne med BE og LN undersøger forskellige modeller for leasing. Spørgsmålet tages op på mødet den 3. marts.
Café GG
BE har i løbet af januar holdt to møder med forpagter Gert Godthjælpsen. Fremover holdes der møder en gang i kvartalet. Emnerne er økonomi og fælles profil.
Aktiviteter i Prøvehallen
MQ og LN fortalte om kommende aktiviteter i forbindelse med Vinterjazz, Dansens Dag, Valby Kulturdage og Valby Kino. JN supplerede med oplysninger om kammerkoncerterne.
8) Punkter til dagsorden for kommende møder
Der er flere vægtige punkter til behandling på mødet den 3. marts. Det kan blive nødvendigt at forlænge mødet til 3 timer.
9) Eventuelt
MQ fortalte om, hvordan der var strammet op på sikkerhedsprocedurer i teatersalen.
Til stede: Annemarie Madsen (AM), Kirsten Færgemand (KF), Jørn Nielsen (JN), Lisbeth Meinecke (LM), Bjarne Ejby (BE), Martin Qwist (MQ)
Fraværende: Per Stærk (PS), Helle Fuglsang (HF), Pelle Koppel (PK), Bente Maigaard (BM), Finn Schumacker (FS), Ole Søren Andersen (OSA), Bodil Lehrmann (BL), Ellen Miriam Pedersen (EMP),
Referent: Leif Norlyk
Forslag til dagsorden
1.Godkendelse af dagsorden
2.Godkendelse af referat fra 15/12 -09 (bilag)
3.Lokaludvalgets repræsentantskabsmøde 1. feb. 2010 (se bem. nedenfor)
4.Budget 2010:
•Orientering/Høring?
•Opdateret ønskeliste (bilag)
5.Udviklinger m.h.t. fysiske rammer og faciliteter.
•Design for Prøvehalsbanner.
•Forbedret belysning i foyer.
•Indkøb af plint til idrætssalen.
•Efter akustiske målinger: Anbefalinger for lydisolation.
•Nyt om sminkeborde.
•Vand på P-pladsen.
6.Lejevilkår for brugere (booking- og prispolitik): Debat af overordnede principper (bilag)
7.Meddelelser og orientering
8.Punkter til dagsorden for kommende møder (bilag).
9.Evt.
Bilag til:
pkt. 2:- Referat fra bestyrelsesmøde 15/12-09.
pkt. 4:- Budgetudkast for 2010??
- Opdateret ønskeliste
pkt. 6:- Overordnede spørgsmål ang. booking- og pris-politik
pkt. 8:- Opdateret liste med dagsordenpunkter til kommende møder.
Bemærkning til pkt. 3:
Den 1. februar er der repræsentantskabsmøde i Valby Lokaludvalg, hvor der er valg til det nye lokaludvalg. Prøvehallens brugerbestyrelse er inviteret til at deltage i mødet med én repræsentant. Brugerbestyrelsen kan, ligesom div. foreninger, opstille en kandidat. Mere præcis information findes på lokaludvalgets hjemmeside.
Under pkt. 3 skal vi derfor behandle 2 spørgsmål, og jeg foreslår, at vi gør det på følgende måde:
•Er der nogen i bestyrelsen, der ønsker at stille op i en af valggrupperne (kultur) som repræsentant for Prøvehallens brugerbestyrelse? Hvis en eller flere ønsker at opstille, må det ved hemmelig stemmeafgivelse afgøres, om der er opbakning bag kandidaten/kandidaterne.
•Hvem skal repræsentere os til repræsentantskabsmødet? Hvis flere bestyrelsesmedlemmer melder sig, må vi afgøre det ved afstemning.
AM indledte mødet med at notere, at mødet, pga. at der kun var fire stemmeberettigede fremmødte ud af i alt 9, ikke var beslutningsdygtigt. Man valgte alligevel at gennemføre mødet. De fraværende kunne reagere pr. mail, efter udsendelse af referatet.
1) Godkendelse af dagsorden
Dagsordensforslaget blev godkendt.
2) Godkendelse af referat fra 15. december 09
Kirsten Færgemand var noteret som fraværende og Lisbeth Meinecke som tilstedeværende ved sidste bestyrelsesmøde. Begge dele var forkert. Bortset fra det kunne referatet godkendes.
3) Lokaludvalgets repræsentantskabsmøde
Der skulle tages stilling til to spørgsmål: Ønskede bestyrelsen at Prøvehallens repræsentant skulle kandidere ved valget til lokaludvalget. En afstemning viste, at det ikke ønskedes. Næste
spørgsmål var: Hvem skulle repræsentere Prøvehallen som vælger. AM blev valgt. Det oplystes, at Lau Wulfsberg fra Kraftwerket og Grethe Bohrmann fra Valby Kulturråd ville stille op i kulturgruppen. JN meddelte, at han også ville stille op som repræsentant for en af musikforeningerne. Bestyrelsen bad AM om at stemme efter egen vurdering på grundlag af, hvad der blev fremført under valgmødet.
4) Budget 2010
Orientering/høring
Der er endnu ikke kommet endelig udmelding om rammebudgettet. Det ser ud til, at der vil skulle spares 41.000 kr., og at der tillægges 2 % fremskrivning. Brugerbestyrelsesmidlerne bevares. Besparelserne opvejes af, at serviceaftaler fremover finansieres af Københavns Ejendomme. Team Nørrebro/Østerbro er blevet sammenlagt med Team Brønshøj. Om sammenlægningen får betydning for budgettet, er endnu uafklaret. BE regner med at få mere at vide på et ledermøde den 21. januar. AM bad om et bugetudkast hurtigst muligt, så det kunne videresendes til bestyrelsen i god tid inden næste møde den 3. marts.
Ønskeliste
AM gennemgik ønskelisten og bemærkede, at den indeholder bestyrelsens ønsker til budget 2010. BE understregede, at der skal priser på, og at bestyrelsen bør prioritere ønskerne. Det forventes at kunne ske på næste møde.
5) Udviklinger m.h.t. fysiske rammer og faciliteter
Rapporten fra Delta vedrørende lydisolering er endnu ikke færdig. JN spurgte til status for ønsket om fast eller mobil rumdeling i foyeren. Designet af Prøvehalsbanneret er stadig under udarbejdelse. Lyset i foyeren ventes at kunne etableres til den næste kunstudstilling. Plint til idrætssalen er bestilt og betalt, men endnu ikke leveret. Leverandøren af sminkeborde har fået frist til 12. februar, hvorefter beløbet tilbagebetales. KFFs jurist Dennis Krabbe er indstillet på at gå ind i sagen om nødvendigt. BE har forgæves prøvet at få møder i stand med Københavns Ejendomme om Prøvehallens oversvømmede parkeringsplads – et nyt møde er berammet til 27. januar. MQ meddelte, at de sikkerhedsmæssige procedurer i teatersal bliver strammet op.
6) Lejevilkår for brugere
AM repeterede planen for behandling af emnet. MQ har efter beslutning fra forrige møde beskrevet de centrale spørgsmål i forhold til en booking- og prissætningspolitik: Hvem skal vi sammenligne os med? Hvad skal der tages hensyn til i forbindelse med forhold vedrørende lejeren og anvendelsen? Skal målene i samarbejdsaftalen fornys/suppleres i lyset af afklaringen af de foregående spørgsmål?
I diskussionen kom man ind på udfordringerne ved Prøvehallens karakter af ”kloning” mellem lokalt kulturhus og professionelt spillested, hvor der skulle tages hensyn til de faste samarbejdspartnere (Teater V, skolen, caféen) og til andre interessenter fra kultur- og idrætsliv. Det var en grundpræmis, der ikke kunne laves om på, men som også i mange tilfælde gav en spændende dynamik.
Teatersalen var et stort aktiv, som i høj grad tålte sammenligning med tilsvarende sale i kulturhuse og på spillesteder. Derimod stod vi ringere i sammenligningen, når det gjaldt supplerende faciliteter som f.eks. garderobeforhold.
Der var tilfredshed med Teater Vs stærke tilstedeværelse, og med, at der også er mulighed for at præsentere andre grupper og genrer. I forbindelse med det lokale engagement er man også glade for at huse produktioner fra den lokale amatørscene. Scenekunst dominerer, billedkunst og musik er kommet godt med, men der skal også være plads til fusion af kunstarter og mix mellem kunst og idræt.
Der blev talt for, at det lokale engagement blev nævnt i målsætningerne, at der er dobbelt fokus i forhold til Valby og hele København, og at det også er et mål at skabe sammenhæng mellem kunst, idræt og skole.
Næste trin bliver, at MQ til mødet den 3. marts på grundlag af bestyrelsens input og i samråd med ledelse og personale kommer med oplæg til konkret udmøntning i en booking- og prissætningspolitik.
7) Meddelelser og orientering
Beslutning vedrørende Teater V
BE har meddelt sin beslutning om fordelingen af de seks måneder i Prøvehallen i sæson 2011 – 12 til Teater V: Teatret kan disponere over teatersalen 1. januar – 31. marts – og 1. august – 31. oktober.
Brugerdemokrati
KFUs beslutning af december 09 om rammer for kommende brugerdemokrati samt de indkomne 19 høringssvar er blevet udsendt til bestyrelsen. AM foreslog, at bestyrelsen til næste møde den 3. marts diskuterer, hvilken type brugerdemokrati/bestyrelse vi ønsker i Prøvehallen.
Flygelsagen
AM har modtaget brev fra flygelinitiativets formand, Karsten Madsen med forslag om leasing af flygel. AM diskuterer mulighederne med BE og LN undersøger forskellige modeller for leasing. Spørgsmålet tages op på mødet den 3. marts.
Café GG
BE har i løbet af januar holdt to møder med forpagter Gert Godthjælpsen. Fremover holdes der møder en gang i kvartalet. Emnerne er økonomi og fælles profil.
Aktiviteter i Prøvehallen
MQ og LN fortalte om kommende aktiviteter i forbindelse med Vinterjazz, Dansens Dag, Valby Kulturdage og Valby Kino. JN supplerede med oplysninger om kammerkoncerterne.
8) Punkter til dagsorden for kommende møder
Der er flere vægtige punkter til behandling på mødet den 3. marts. Det kan blive nødvendigt at forlænge mødet til 3 timer.
9) Eventuelt
MQ fortalte om, hvordan der var strammet op på sikkerhedsprocedurer i teatersalen.