Bestyrelsesreferater
Til stede: Annemarie Madsen (AM), Per Stærk (PS), Bente Maigaard (BM), Helle Fuglsang (HF), Bodil Lehrmann (BL), Pelle Koppel (PK), Kirsten Færgemand (KF), Jørn Nielsen (JN), Lisbeth Meinecke (LM), Bjarne Ejby (BE), Martin Qwist (MQ)
Fraværende: Finn Schumacker (FS), Ole Søren Andersen (OSA), Ellen Miriam Pedersen (EMP),
Referent: Leif Norlyk
Forslag til dagsorden
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra 3/3-10 (udsendt)
3. Forslag til vedtægtsændring for §1 og §2 om bestyrelsessammensætning, efter debat 3/3-10 (bilag + bem. nedenfor)
4. Budget 2010 og regnskab 2009 (bilag)
5. Årsmøde 26. maj: Dagsorden m.m.(se vedtægter §4)
• Indkaldelse med forslag til vedtægtsændringer
• Beretning
• Økonomi
• Kandidater til valget
• Underholdning?
6. Lejevilkår for brugere (booking- og prispolitik): Videreudvikling efter debat 3/3-10 (bilag)
7. Nyt om udvikling af fysiske rammer og faciliteter
(Lydisolation; Flygel; Sminkeborde; Prøvehalsbanner)
8. Nyt om arrangementer
9. Meddelelser og orientering
• Vand på P-pladsen?
• Fælles BB-møde 16/3-10 i Grøndalscentret
10. Punkter til dagsorden for kommende møder (bilag).
11. Evt.
Bem. til pkt. 3: Hvis forslaget til vedtægtsændring tiltrædes, foreslås det, at bestyrelsesmedlemmer, der allerede er valgt for perioden 2010-11, fortsætter i bestyrelsen for den valggruppe, der bedst passer til deres tidligere valg.
Bilag til:
pkt. 2:- Referat fra bestyrelsesmøde 18/1-10.
Pkt. 3:- Forslag til vedtægtsændring
pkt. 4:- Regnskab 2009 og Budget 2010
- Opdateret ønskeliste
pkt. 5- Vedtægter af maj 2007 for Prøvehallens bestyrelse.
pkt. 6:- Booking- og pris-politik
pkt. 10: - Opdateret liste med dagsordenpunkter til kommende møder.
1) Godkendelse af dagsorden
Dagsordensforslaget blev godkendt
2) Godkendelse af referat
Referatet fra bestyrelsesmødet den 3. marts blev godkendt
3) Forslag til vedtægtsændring
På sidste møde var der enighed om de principper for vedtægtsændringer, som blev foreslået af AM, og på dette møde blev et udkast til formuleringer forelagt. Efter afklaring på enkelte punkter, blev der enighed om formuleringerne. Der var også enighed om, at bestyrelsesmedlemmer valgt for to år på årsmødet 2009 efter de ændrede vedtægter skal kunne fortsætte i bestyrelsen for den valggruppe, der bedst passer til deres tidligere valg. Ændringsforslaget sættes på hjemmesiden sammen med indkaldelsen til årsmødet.
4) Budget 2010 og regnskab 2009
Regnskabet for 2009 var endnu ikke færdigt. Præmisser for budget 2010 er meldt ud. Da visse poster er overført til Københavns Ejendomme, mangler endnu et fuldstændigt overblik. Det så ud til, at der var besparelser på posten nyanskaffelser. Det skyldtes dog, at flere nyanskaffelser var finansieret gennem ekstrabevillinger. Igen efterlystes en ”pædagogisk opstilling”. Pga. sygdom var den ikke lavet, men BE garanterede en knivskarp fremlægning på årsmødet. Der var diskussion om sammenhængen mellem Prøvehallens økonomi og resten af teamets.
5) Årsmøde den 26. maj
Indkaldelse
Indkaldelse foretages efter vedtægterne. Den tidligere brugte køreplan benyttes.
Beretning
Beretningen vil omhandle Prøvehallens udvikling i sæson 2009-10 – og udviklingsplanerne fremover. De nye lejevilkår vil være et vigtigt emne. AM forestillede sig en levende beretning ledsaget af power point præsentation – og bad personalet om at tage sig af fremlægningen af årets arrangementer.
Kandidater til valget
De tilstedeværende, der var på valg, blev spurgt, om de ønskede genvalg inden for de kategorier, som bliver gældende, hvis de af bestyrelsen foreslåede vedtægtsændringerne vedtages. Man diskuterede, hvem man kunne opfordre til at opstille til de ledige pladser.
Underholdning?
Ideer vil være velkomne.
6) Lejevilkår for brugere
BE fremlagde nye priser for leje af teatersalen – som en konkretisering af de principper, der blev enighed om ved mødet den 3. marts. BE nævnte som et grundlæggende princip, at Prøvehallen skulle holde sig i bunden af markedet uden at være konkurrenceforvridende. LN fremhævede afsnittet om samarbejdsaftaler, hvorved der i enkelte tilfælde kunne dispenseres fra prislisten (når det skønnedes, at samarbejdsrelationerne i særlig grad styrkede dele af Prøvehallens profil) som en forudsætning for, at det samlede personale kunne anbefale udspillet. AM fandt også denne mulighed vigtig, da det ellers ville være umuligt for en lokal kulturforening som f.eks. Valbyspil at leje sig ind i Prøvehallen. PK bakkede op om særlige vilkår for det lokale kulturliv. De nye vilkår kommer til at fremgå af hjemmesiden. Man gennemdrøftede de sammenligninger MQ havde lavet med vilkårene for andre københavnske åbne scener, og man spurgte til de producerende gruppers mulighed for at medbringe mad og drikke til eget brug. BE gjorde opmærksom på, at samarbejdsaftalen med caféen gav den mulighed, når Prøvehallens ledelse gav skriftlig tilladelse.
PK vil forberede et punkt til dagsordenen om vilkårene for Teater V efter 2012, når den nuværende samarbejdsaftale er udløbet. AM konkluderede, at der var tilslutning til de forelagte priser og forvaltningsprincipper.
7) Nyt om udvikling af fysiske rammer og faciliteter
Lydisolering
Akustikfirmaet Delta tilbyder en demonstration af virkningerne af anbefalingerne fra rapporten. Prisen vil blive 15 – 20.000 kr. En eventuel demonstration kunne med fordel finde sted efter årsmødet i maj, hvor den vil kunne overværes af den nye bestyrelse, der skal arbejde videre med anbefalingerne.
Flygel
MQ fortalte, Prøvehallens samarbejdspartner Benjamin Koppel, vil hjælpe med udvælgelse og fundraising. Målet er et Steinway flygel.
Sminkeborde
Prøvehallen har afvist at trække opsigelsen af leveringsaftalen og dermed af tilbagebetalingskravet tilbage. Sker tilbagebetaling ikke inden en angiven frist, sendes sagen tilbage til forvaltningens juridiske afdeling.
Banner
Et nyt forslag blev diskuteret og mindre ændringer foreslået.
8) Nyt om arrangementer
Punktet måtte udgå pga. mangel på tid.
9) Meddelelser og orientering
Der var intet nyt om problemet med vand på p-pladsen. AM orienterede kort om det fælles brugerbestyrelsesmøde i Grøndalscentret den 16. marts. Der er inviteret til temamøde med KFU den 3. marts.
10) Dagsorden for kommende møder
AM bad om forslag på mail.
11) Eventuelt
Ingen emner ønskedes behandlet.
Fraværende: Finn Schumacker (FS), Ole Søren Andersen (OSA), Ellen Miriam Pedersen (EMP),
Referent: Leif Norlyk
Forslag til dagsorden
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra 3/3-10 (udsendt)
3. Forslag til vedtægtsændring for §1 og §2 om bestyrelsessammensætning, efter debat 3/3-10 (bilag + bem. nedenfor)
4. Budget 2010 og regnskab 2009 (bilag)
5. Årsmøde 26. maj: Dagsorden m.m.(se vedtægter §4)
• Indkaldelse med forslag til vedtægtsændringer
• Beretning
• Økonomi
• Kandidater til valget
• Underholdning?
6. Lejevilkår for brugere (booking- og prispolitik): Videreudvikling efter debat 3/3-10 (bilag)
7. Nyt om udvikling af fysiske rammer og faciliteter
(Lydisolation; Flygel; Sminkeborde; Prøvehalsbanner)
8. Nyt om arrangementer
9. Meddelelser og orientering
• Vand på P-pladsen?
• Fælles BB-møde 16/3-10 i Grøndalscentret
10. Punkter til dagsorden for kommende møder (bilag).
11. Evt.
Bem. til pkt. 3: Hvis forslaget til vedtægtsændring tiltrædes, foreslås det, at bestyrelsesmedlemmer, der allerede er valgt for perioden 2010-11, fortsætter i bestyrelsen for den valggruppe, der bedst passer til deres tidligere valg.
Bilag til:
pkt. 2:- Referat fra bestyrelsesmøde 18/1-10.
Pkt. 3:- Forslag til vedtægtsændring
pkt. 4:- Regnskab 2009 og Budget 2010
- Opdateret ønskeliste
pkt. 5- Vedtægter af maj 2007 for Prøvehallens bestyrelse.
pkt. 6:- Booking- og pris-politik
pkt. 10: - Opdateret liste med dagsordenpunkter til kommende møder.
1) Godkendelse af dagsorden
Dagsordensforslaget blev godkendt
2) Godkendelse af referat
Referatet fra bestyrelsesmødet den 3. marts blev godkendt
3) Forslag til vedtægtsændring
På sidste møde var der enighed om de principper for vedtægtsændringer, som blev foreslået af AM, og på dette møde blev et udkast til formuleringer forelagt. Efter afklaring på enkelte punkter, blev der enighed om formuleringerne. Der var også enighed om, at bestyrelsesmedlemmer valgt for to år på årsmødet 2009 efter de ændrede vedtægter skal kunne fortsætte i bestyrelsen for den valggruppe, der bedst passer til deres tidligere valg. Ændringsforslaget sættes på hjemmesiden sammen med indkaldelsen til årsmødet.
4) Budget 2010 og regnskab 2009
Regnskabet for 2009 var endnu ikke færdigt. Præmisser for budget 2010 er meldt ud. Da visse poster er overført til Københavns Ejendomme, mangler endnu et fuldstændigt overblik. Det så ud til, at der var besparelser på posten nyanskaffelser. Det skyldtes dog, at flere nyanskaffelser var finansieret gennem ekstrabevillinger. Igen efterlystes en ”pædagogisk opstilling”. Pga. sygdom var den ikke lavet, men BE garanterede en knivskarp fremlægning på årsmødet. Der var diskussion om sammenhængen mellem Prøvehallens økonomi og resten af teamets.
5) Årsmøde den 26. maj
Indkaldelse
Indkaldelse foretages efter vedtægterne. Den tidligere brugte køreplan benyttes.
Beretning
Beretningen vil omhandle Prøvehallens udvikling i sæson 2009-10 – og udviklingsplanerne fremover. De nye lejevilkår vil være et vigtigt emne. AM forestillede sig en levende beretning ledsaget af power point præsentation – og bad personalet om at tage sig af fremlægningen af årets arrangementer.
Kandidater til valget
De tilstedeværende, der var på valg, blev spurgt, om de ønskede genvalg inden for de kategorier, som bliver gældende, hvis de af bestyrelsen foreslåede vedtægtsændringerne vedtages. Man diskuterede, hvem man kunne opfordre til at opstille til de ledige pladser.
Underholdning?
Ideer vil være velkomne.
6) Lejevilkår for brugere
BE fremlagde nye priser for leje af teatersalen – som en konkretisering af de principper, der blev enighed om ved mødet den 3. marts. BE nævnte som et grundlæggende princip, at Prøvehallen skulle holde sig i bunden af markedet uden at være konkurrenceforvridende. LN fremhævede afsnittet om samarbejdsaftaler, hvorved der i enkelte tilfælde kunne dispenseres fra prislisten (når det skønnedes, at samarbejdsrelationerne i særlig grad styrkede dele af Prøvehallens profil) som en forudsætning for, at det samlede personale kunne anbefale udspillet. AM fandt også denne mulighed vigtig, da det ellers ville være umuligt for en lokal kulturforening som f.eks. Valbyspil at leje sig ind i Prøvehallen. PK bakkede op om særlige vilkår for det lokale kulturliv. De nye vilkår kommer til at fremgå af hjemmesiden. Man gennemdrøftede de sammenligninger MQ havde lavet med vilkårene for andre københavnske åbne scener, og man spurgte til de producerende gruppers mulighed for at medbringe mad og drikke til eget brug. BE gjorde opmærksom på, at samarbejdsaftalen med caféen gav den mulighed, når Prøvehallens ledelse gav skriftlig tilladelse.
PK vil forberede et punkt til dagsordenen om vilkårene for Teater V efter 2012, når den nuværende samarbejdsaftale er udløbet. AM konkluderede, at der var tilslutning til de forelagte priser og forvaltningsprincipper.
7) Nyt om udvikling af fysiske rammer og faciliteter
Lydisolering
Akustikfirmaet Delta tilbyder en demonstration af virkningerne af anbefalingerne fra rapporten. Prisen vil blive 15 – 20.000 kr. En eventuel demonstration kunne med fordel finde sted efter årsmødet i maj, hvor den vil kunne overværes af den nye bestyrelse, der skal arbejde videre med anbefalingerne.
Flygel
MQ fortalte, Prøvehallens samarbejdspartner Benjamin Koppel, vil hjælpe med udvælgelse og fundraising. Målet er et Steinway flygel.
Sminkeborde
Prøvehallen har afvist at trække opsigelsen af leveringsaftalen og dermed af tilbagebetalingskravet tilbage. Sker tilbagebetaling ikke inden en angiven frist, sendes sagen tilbage til forvaltningens juridiske afdeling.
Banner
Et nyt forslag blev diskuteret og mindre ændringer foreslået.
8) Nyt om arrangementer
Punktet måtte udgå pga. mangel på tid.
9) Meddelelser og orientering
Der var intet nyt om problemet med vand på p-pladsen. AM orienterede kort om det fælles brugerbestyrelsesmøde i Grøndalscentret den 16. marts. Der er inviteret til temamøde med KFU den 3. marts.
10) Dagsorden for kommende møder
AM bad om forslag på mail.
11) Eventuelt
Ingen emner ønskedes behandlet.